Créer son premier dossier

Un dossier, dans Vélin, c'est tout ce qui concerne un événement : le client, les dates, les besoins, les devis, les paiements, les contrats. Une seule fiche pour tout suivre, du premier email au bilan post-événement.

Vous n'avez rien à importer pour commencer. Le pipeline démarre vide, vous y mettez vos prochaines demandes au fil de l'eau.

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   Depuis la sidebar gauche, cliquez sur Suivi. Vous arrivez sur le pipeline, découpé en sept colonnes, de la première prise de contact jusqu'au bilan.
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   Cliquez sur Nouveau dossier en haut à droite. Une fenêtre s'ouvre.
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   Choisissez le type d'événement. Il détermine les champs affichés : un mariage ne demande pas les mêmes infos qu'un séminaire.
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   Renseignez l'email du client en premier. Si vous avez déjà eu affaire à cette personne, ses coordonnées remontent automatiquement, pas besoin de retaper.
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   Complétez les dates, le nombre de personnes et tout ce que vous savez déjà. Tout est optionnel à ce stade, vous compléterez plus tard.
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   Validez. Le dossier apparaît dans la colonne Demande.

De gauche à droite, elles suivent le cycle commercial d'un événement :

• Demande : première prise de contact, vous n'avez pas encore qualifié.
• Échange : vous discutez besoins, dates, budget.
• Proposition : vous avez envoyé le devis.
• Accord : le client a dit oui par email ou téléphone.
• Réservé : l'acompte est versé, la date est tenue.
• Planifié : l'événement est dans le calendrier, l'équipe terrain prépare.
• Bilan : l'événement est passé, vous faites le solde et le retour.

Glissez-déposez la carte d'une colonne à l'autre. Vélin vérifie que la transition a du sens. Vous ne pouvez pas sauter directement de Demande à Réservé sans passer par la proposition.

Sur chaque carte, deux indicateurs vous alertent :

• Pastille ambre : pas d'activité depuis 3 jours, pensez à relancer.
• Pastille rouge : pas d'activité depuis 7 jours, urgence.

Cliquez sur n'importe quelle carte pour ouvrir la fiche complète. Vous y trouverez : les informations client à gauche, les sections Devis, Paiements, Facturation, Contrat au centre, un récapitulatif sticky à droite (avancement, contacts, montants).

Tous les champs sont éditables en ligne. Cliquez sur une valeur, modifiez, validez avec Entrée. Aucun bouton « Enregistrer » n'est nécessaire.